I sistemi basati sui documenti cartacei si contraddistinguono per una lunga lista di problematiche. Tra cui: i costi ambientali, il costo della stessa carta e degli spazi di archiviazione che sono spesso necessari per riporre i documenti. Una delle più grandi vulnerabilità dei documenti cartacei è che per loro natura sono soggetti a danneggiamenti.

Mentre il danneggiamento o la perdita possono essere causati da diverse circostanze, alcune delle cause più comuni sono:

  1. Incendio. Gli incendi possono essere dolosi, dovuti a malfunzionamenti meccanici, a errori umani ecc. I danneggiamenti provocati da incendi e quelli provocati dall’acqua possono rapidamente distruggere grandi archivi di documenti senza alcuna possibilità di recupero degli stessi.
  2. Alluvioni. Cosa succede se una stanza dedicata all’archiviazione viene inondata a causa di eventi atmosferici, rottura dell’impianto idrico o altri casi? I documenti vanno conservati per almeno 10 anni. Pertanto tutti i documenti sono soggetti a una rapida disintegrazione se esposti all’acqua.
  3. Bufera di neve. Una bufera di neve può causare gli stessi problemi di un’inondazione. Con le tempeste di neve i documenti potrebbero diventare difficili da raggiungere, visto che la neve potrebbe causare anche l’interruzione delle vie di comunicazione.
  4. Polvere. La polvere rappresenta un serio problema per la vulnerabilità dei documenti cartacei. La polvere si diffonde per ogni stanza e rende la lettura dei documenti difficile e poco piacevole. Infatti nessuno vuole entrare in una stanza piena di polvere!
  5. Umidità. L’umidità può infettare i documenti e renderli di difficile lettura. L’umidità rappresenta un fastidio ma anche una fonte di paura per i collaboratori. Il processo di rimozione dell’infestazione può essere molto costoso perché richiede il lavoro di specialisti competenti che devono ispezionare l’ambiente e pulire tutto. Le soluzioni adottate da Tec Italia aiutano a prevenire i danni causati da questo tipo di situazioni. Offriamo un’ampia gamma di servizi su misura, che possono essere anche implementati sulla base delle esigenze del cliente. Le soluzioni aumentano anche l’efficienza, l’efficacia e la conformità alle direttive legislative e amministrative.

 

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