Cos’è un Ufficio Smart?

Il termine Ufficio Smart è stato coniato a metà del 2010. Eppure i nostri uffici hanno cominciato a essere smart intorno agli anni ’90.

E’ successo grazie all’introduzione dei pc desktop, dei laptop e della connessione Internet. Intorno agli anni 2000, queste tecnologie sono diventate più sofisticate, grazie anche all’introduzione della banda larga, della telefonia mobile e dell’utilizzo del cloud.

Nell’ultima decade, la velocità di connessione è stata migliorata e grazie agli spazi di archiviazione aumentati è stato possibile automatizzare e analizzare dei processi come mai prima d’ora. Allo stesso modo Internet è diventato parte integrante di ogni processo di lavoro.

Il termine Ufficio Smart, come anche trasformazione digitale, ha un significato onnicomprensivo. E’ solitamente usato per descrivere funzionalità innovative di lavoro, correlate all’Internet of Things. Ma il termine è usato anche per descrivere nuove tendenze di lavoro come l’uso di postazioni libere o le scrivanie  per lavorare in piedi.

Quali sono i benefici di un Ufficio Smart?

I benefici che ne derivano sono molti, ma possono essere riassunti in 4 macrocategorie:

  • Produttività: automatizzando gli incarichi ripetitivi
  • Utilizzo: fornendo informazioni su quante scrivanie o sale riunioni vengono realmente utilizzate
  • Esperienza: ottimizzando alcune attività come la prenotazione delle stanze o controllando meglio l’illuminazione e la temperatura interna
  • Talento: creando un ambiente di lavoro competitivo in cui i collaboratori creano valore e in cui vogliono lavorare

In questo articolo approfondiremo le ultime tre macrocategorie e capiremo i cinque modi in cui l’Ufficio Smart può rivoluzionare l’esperienza dei collaboratori.

#1 – Gestione degli ospiti

Il successo di una riunione non deriva soltanto da ciò che succede nella stanza, ma bisogna considerare tutta l’esperienza. Alcune attività (come per esempio la difficoltà di trovare e prenotare uno spazio libero, il protrarsi dei tempi durante i controlli per la sicurezza alla reception, …) possono determinare l’esperienza della riunione e di conseguenza avere un impatto positivo o negativo su come percepiamo la stessa riunione.

Una delle funzionalità chiave per la tecnologia dell’Ufficio Smart è quella di riuscire a integrare sistemi e processi (che prima invece erano separati)  per creare una migliore esperienza. L’invito alla riunione può includere un numero del posto auto al parcheggio, le credenziali sicure possono essere condivise in anticipo e gli schermi al momento dell’accoglienza possono mostrare ai visitatori dove sono. Fin dall’arrivo, fin dal momento del check in presso la reception, tutta l’esperienza può essere già pianificata in anticipo, creando minimi disagi durante la stessa giornata pianificata.

E’ anche possibile automatizzare il processo di registrazione alla reception grazie a un’assistente virtuale. Qui sotto trovi un esempio.

#2 – Orientamento

Poiché si tende più spesso a lavorare da remoto, gli uffici stanno diventando più larghi. Infatti, negli ultimi 20 anni a Silicon Valley la superficie del campus aziendale è stata ampliata, come mai finora, per ospitare ulteriori postazioni di lavoro. Solo qualche esempio: l’Apple Park di Apple ha una superficie di 850 chilometri quadrati, il Googleplex ha una superficie di 945 chilometri quadrati e il Redmond Campus di Microsoft ha una superficie di circa 2.500 chilometri quadrati.

In più, i nostri uffici stanno diventando poliedrici. In passato, la maggior parte degli uffici erano costituiti da un’area reception, una serie di scrivanie e poche sale riunioni. Adesso invece si aggiunge un’area break, l’auditorio, spazi di condivisione, la palestra, gli spogliatoi e il parcheggio per le biciclette o altri trasporti.

 

#3 – Controllo dell’illuminazione e della temperatura

Nel 2017 una ricerca ha verificato quali funzionalità avrebbero scelto i lavoratori per l’Ufficio Smart che potessero essere utili. Nello specifico:

  • l’autoregolazione delle luci e dell’oscuramento delle finestre
  • la possibilità di personalizzare i valori del riscaldamento e dell’illuminazione
  • il sistema di illuminazione che riproduce la luce naturale
  • i sistemi di illuminazione e riscaldamento che si regolano automaticamente rispetto al clima e agli spazi occupati

I collaboratori desiderano lavorare in un ambiente confortevole e su cui possono agire per stare meglio. D’altro canto vorrebbero anche un ambiente in grado di autoregolarsi. Gli Uffici Smart riescono a farlo, permettendo ai collaboratori di definire e automatizzare i processi come l’intensità delle luci e il controllo della temperatura.

#4 – Benessere

Un recente studio ha evidenziato che due terzi dei lavoratori inglesi fanno circa 6 ore di straordinario a settimana. E uno su cinque anche 10 ore di straordinario a settimana. Tuttavia è provato che il lavoro straordinario abituale impatta negativamente sulla produttività. E provoca anche un alto turnover dei collaboratori.

Alcune delle caratteristiche ambientali sopra menzionate, come l’incremento della luce naturale a certe ore del giorno, può aiutare i collaboratori a sentirsi meno stanchi. Un’altra è la possibilità di controllare il movimento dei collaboratori all’interno dell’ufficio, in modo da notificare loro se non hanno effettuato da troppo tempo alcuna interruzione per una pausa, uno spuntino o dell’acqua. Comunque, i manager dovrebbero implementare queste tecnologie cautamente perché il 57% dei collaboratori (secondo una recente indagine) ritiene che tracciare i loro movimenti sia inaccettabile.

#5 – Disponibilità di scrivanie e sale

Piccole frustazioni quotidiane possono avere un grande impatto sul nostro benessere. Trovare difficilmente delle scrivanie disponibili o delle sale riunioni rappresenta una di queste frustrazioni. Addirittura, secondo una recente indagine, prenotare le sale riunioni rappresenta una delle più grandi frustrazioni di una giornata lavorativa.

Alcuni software basati su cloud sono utili per la prenotazione delle sale riunioni, sono facili da integrare con le piattaforme come Office365 e rendono più semplice la prenotazione. I display possono anche essere appesi fuori delle sale riunioni, in modo da visualizzare subito se la sala è prenotata in quel momento e quando finirà.

Il futuro dell’Ufficio Smart

L’era dell’Ufficio Smart è appena cominciata. Nei prossimi anni, altre soluzioni più sofisticate sostituiranno queste innovazioni.

I sistemi smart per gli ospiti e per la gestione dell’identità sostituiscono le aree reception. I collaboratori e gli ospiti entreranno, verranno identificati grazie alla tecnologia per il riconoscimento facciale e verrà monitorato il loro percorso all’interno dell’edificio.

Le organizzazioni saranno in grado di diventare più agile grazie ai sensori, che offriranno più informazioni su come l’ufficio viene usato e su come ogni spazio dovrebbe essere configurato per andare meglio incontro alle necessità dell’azienda.

Il consumo di energia elettrica sarà ottimizzato grazie al monitoraggio del numero di collaboratori all’interno dell’edificio a una certa ora del giorno, della settimana o del mese. Gli edifici dovrebbero anche essere in grado di produrre e immagazzinare l’energia autoprodotta. E negli ambienti più caldi i sistemi smart verificheranno la temperatura esterna e regoleranno ilc onsumod i energia elettrica per rinfrescare l’edificio.