Capacità, tecnologia e automazione: questi i tre principali driver per il successo. Un’indagine commissionata da Ricoh ha analizzato come le organizzazioni , secondo i leader delle organizzazioni controllano il proprio futuro.

E’ chiaro che l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico avranno la priorità e soprattutto un grande impatto: grazie all’automazione la produttività vivrà una spinta decisiva, aiutando il problem solving e riducendo i lavori più noiosi. Questo aiuterà la produttività di tutti i collaboratori e li incoraggerà a fare meglio. Ma la tecnologia nelle mani dei collaboratori deve necessariamente adeguarsi alle loro necessità. Non soltanto per il presente ma anche e soprattutto per i cambiamenti imprevisti e per le opportunità future.

Possiamo vedere un’analogia nello smartphone. Prima del 2007 non era disponibile alcuna personalizzazione, a parte il telefono in sé che si acquistava. Poi arrivò l’iPhone. Da quel momento noi consumatori siamo riusciti a usufruire di una scelta più ampia e di un controllo più attento della tecnologia a portata di mano. Infatti il sistema operativo OS e le app integrate possono essere aggiornate nel tempo. La stessa previsione può essere applicata alla moderna tecnologia workplace. Per esempio, se stai pensando a investire in una nuova stampante multifunzione (MFP), fai attenzione che la nuova apparecchiatura sia adeguata ai nuovi ritmi di lavoro e alla nuova tecnologia che ci circonda.

E’ per questo che la tecnologia workplace non rappresenta più una barriera all’innovazione, ma al contrario diventa un trampolino di lancio.

I flussi di lavoro digitali non hanno più interruzioni

Gestire e proteggere account, documenti legali o note dei collaboratori è parte fondamentale di un’organizzazione che funziona.

Se da una parte le organizzazioni guardano alla trasformazione digitale, dall’altra parte cambiare realmente il modo di archiviazione da cartaceo a digitale è una sfida difficile da percorrere a livello operativo. Dove la tecnologia workplace riesce a prendere piede, si assiste a una trasformazione della gestione documentale: da fisica a digitale.

Così facendo, i processi diventa più semplici e veloci, e le organizzazioni possono solo trarre beneficio dalla digitalizzazione dei loro flussi documentali. Infatti riescono a velocizzare i processi di autorizzazione. Possono ricevere e inviare documenti più facilmente. E possono anche offrire l’accesso da remoto a quei collaboratori che lavorano in altri luoghi.

Una MFP intelligente di Ricoh, per esempio, si integra perfettamente con l’esistente infrastruttura, permettendo di accedere alle informazioni di cui hai bisogno in modo sicuro e rapido.

Grazie alla tecnologia workplace puoi accedere a qualsiasi informazioni senza compromettere la sicurezza dei dati.

Sapevi che circa metà delle piccole aziende (47%) in Nord America e in Europa sono state vittima di un attacco cyberinformatico negli ultimi 12 mesi? In più in Canada due aziende su tre hanno vissuto una violazione informatica nell’ultimo anno. tutto ciò è costantemente nei pensieri dei leader delle organizzazioni. Ma con il crescere degli attentati cyberinformatici, bisogna necessariamente affrontare una nuova sfida. Tutti sanno che i documenti cartacei che contengono informazioni riservate non sono più sicure se non sono sottoposte a eliminazione o ad archiviazione in ambienti sicuri.

Mantenere alti gli standard di sicurezza richiede in ufficio un approccio attento per ogni azione. In breve possiamo utilizzare questi tre principi:

  1. Riservatezza: l’accesso alle informazioni e ai documenti deve essere circoscritto soltanto a individui di fiducia. Questo riduce il rischio di far cadere i documenti nelle mani sbagliate.
  2. Integrità: è necessario che i documenti siano gestiti in maniera integrale quando vengono passati a un sistema gestionale. In questo modo non c’è possibilità che gli stessi documenti vengano modificati o arrivino nelle mani di individui non autorizzati
  3. Disponibilità: sicurezza non significa inaccessibilità. Al contrario ognuno deve riuscire a raggiungere i documenti di cui ha bisogno in ogni momento e ovunque si trovi, e per tutto il tempo che ne ha bisogno

Da questo punto di vista la tecnologia workplace non rappresenta un ostacolo all’innovazione.

Mettiamo le persone e la tecnologia al centro della trasformazione digitale

Le organizzazioni necessitano che la tecnologia riesca a stare dietro alla velocità dettata dalla trasformazione digitale di oggi e di domani. Riferendo ai primi smartphone, avere una stampante multifunzione con cui poter essere protagonista nella trasformazione digitale è vitale per un luogo di lavoro moderno.