Quando in un ufficio si introduce una nuova tecnologia per la sala conference, uno dei più grandi ostacoli rimane convincere i propri collaboratori a usarla … regolarmente.

Le tecnologie di oggi dovrebbero incoraggiare il tuo team a cavalcare da soli la trasformazione. Avendo a disposizione nuovi strumenti, i collaboratori dovrebbero essere in grado di risolvere problemi culturali o pratici. Ecco perché la tua organizzazione potrebbe cogliere maggiori opportunità e guidare il cambiamento.

Ciò detto, nonostante la tua organizzazione sia composta da persone molto competenti a livello tecnologico, devi comunque far fronte a tutte quelle persone che resistono al cambiamento. Se il tuo team alla fine non userà la tecnologia per la sala conference che tu hai fortemente proposto, esponi te stesso a un forte rischio: preparati!

Ecco quali potrebbero essere i rischi che potresti dover affrontare:

  1. Prima di tutto, avrai fatto spendere denaro alla tua azienda in tecnologie che non verranno utilizzare e nel futuro avrai tempi difficili a far accettare nuove idee innovative
  2. In secondo luogo rimarrai escluso da ogni aumento correlato alla produttività di KPI che avevi sperato di raggiungere. Le tue riunioni non saranno più efficienti.

Considera che un collaboratore medio partecipa alle riunioni per circa 8 ore a settimana – ovvero circa 11 settimane all’anno! E molto di questo tempo è … perso.

Secondo un recente studio, ognuno di noi spende circa 9 minuti a dare l’avvio a ogni conference call e circa 6 minuti a risolvere problemi tecnici durante le stesse chiamate. Questo significa che durante le riunioni perdiamo nel vero senso della parola il 25% del tempo! Cos’altro potrebbero fare i tuoi collaboratori se recuperassero 15 minuti da ogni riunione?

Infine, utilizzare una tecnologia obsoleta nelle sale riunioni può essere controproducente non soltanto per il brand della tua organizzazione, ma anche per promuovere te stesso. Collaboratori e clienti potenziali non saranno impressionati se visitano il tuo ufficio e se il tuo team utilizza ancora lavagne a fogli mobili. Adottare una tecnologia digitale è prioritario se vuoi attrarre i più giovani, le collaboratori e i clienti più competenti a livello tecnologico. Se fai parte di una piccola-media azienda, usare abilmente la tecnologia più innovativa dimostra abilità innovative, necessarie se vuoi lavorare con clienti importanti.

Perché i collaboratori non usano le lavagne interattive?

Secondo uno studio, falliscono circa il 50% dei progetti all’insegna della digital transformation. Nel 2019, i CIO hanno confermato che il primo motivo di questo fallimento è proprio la cultura.

Per avere successo nella trasformazione digitale, i CIO devono collaborare a stretto contatto con i responsabili delle risorse umane. Si presume che circa l’80% delle organizzazioni medio-grandi nel 2021 allineerà inevitabilmente la propria cultura alla trasformazione digitale. Coloro che falliranno in questo cambiamento saranno causa della propria mancata crescita professionale.

E’ consigliabile che i cambiamenti culturali avvengano prima dell’adozione di nuove tecnologie. In riferimento alla tecnologia per la sala conference, come per esempio le lavagne interattive, bisogna ben considerare tre barriere culturali.

1. Divario tra la comunicazione e l’installazione della tecnologia per la sala conference.

I colleghi dell’IT spesso installano nuove tecnologie, dimenticandosi di comunicare a tutti noi come funzionano. Non inviamo neanche una comunicazione formale. Ma non facendolo, gli altri collaboratori potrebbero non sapere che quella tecnologia è già a loro disposizione. Oppure, pur essendosene accorti, potrebbero non sapere come utilizzarla o trarne vantaggio di tutte le funzionalità che potrebbero rendere il loro lavoro più semplice.

Prima di installare una nuova lavagna interattiva, bisognerebbe identificare quelle persone che si potrebbero proporre come divulgatori; potrebbero aiutare a conseguire il consenso degli altri collaboratori e a stimolare positivamente al cambiamento. Queste persone potrebbero avere la responsabilità della cultura aziendale, del brand o di parte dei collaboratori. Potrebbero essere anche persone che sono a più stretto contatto con la tecnologia e l’operatività, come per esempio manager IT,  direttori di stabilimento o tecnici interni addetti agli impianti audio e video.

2. Assenza di formazione

I collaboratori potrebbero trovare nella sala riunione una lavagna interattiva con una nota tipo: “Accedi con la tua password e dovrebbe funzionare”.

Ma se non funziona, non saprebbero cosa fare.

La chiave di svolta è la formazione: aiuterà i collaboratori a utilizzare la lavagna interattiva e gli altri strumenti digitali. E la formazione avviene con un semplice e veloce demo, anche il giorno stesso dell’installazione.

Anche con una formazione basica, i collaboratori potrebbe continuare a non usare gli strumenti tecnologicamente avanzati. Per esempio, alcune persone partecipano solo saltuariamente alle riunioni. E nel caso in cui programmano una riunione, potrebbero dimenticare cosa hanno imparato durante la demo. Continueranno a usare “pigramente” quei soliti strumenti con cui si sentono a loro agio perché li conoscono da anni.

Bisogna offrire ai colleghi diverse opzioni di formazione: dai tutorial online alle sessioni “lunch&learn”. Si potrebbe prevedere anche la possibilità di rilasciare dei commenti in anonimato per essere sicuro che ogni sforzo sia stato produttivo. Bisogna anche essere preparati a modificare la strategia per raggiungere i propri obiettivi. ma soprattutto non bisogna dimenticare di mostrare agli altri cosa la nuova tecnologia può effettivamente fare per l’utente che si ha di fronte.

I cambiamenti culturali non sono mai facili, ma l’impatto progressivo sulla tua organizzazione e sul tuo ruolo non sarà dimenticato.

3. Nessun incentivo per adottare la nuova tecnologia per la sala conference

Molte persone sono a loro agio con gli strumenti che usano da anni e per loro provare qualcosa di nuovo non è entusiasmante. Preferiscono utilizzare lavagne a fogli mobili, proiettare slide in power point o fare una presentazione dal pc portatile.

Adottare una nuova tecnologia può farli sentire a disagio. In particolare, possono sentirsi sciocchi quando hanno dei dubbi mentre utilizzano una lavagna interattiva per fare una presentazione al proprio team oppure ai clienti potenziali. Se un responsabile di dipartimento non si sente a proprio agio quando utilizza la lavagna interattiva, non mostrerà come usarla neanche ai propri collaboratori.

Bisognerebbe di considerare a offrire un incentivo per il cambiamento dei loro processi esistenti. Bisogna spiegare loro perchè dovrebbero utilizzare la lavagna interattiva e come potrebbe risparmiare molto tempo di ognuno. Quando i collaboratori hanno la percezione dei benefici, hanno più piacere a usare i nuovi strumenti.

Si potrebbe cominciare a far utilizzare la lavagna interattiva nella sala break, magari utilizzandola per alcuni giochi.  Sia i collaboratori che i visitatori potranno provare la nuova tecnologia per la sala conference prima per gioco, prendendone confidenza. I collaboratori si sentiranno molto più a loro agio a utilizzarla durante le riunioni, se l’hanno già utilizzata per gioco.