Dopo aver ascoltato per anni quanto è veloce l’approccio dell’Internet of Things, sembra arrivato il momento di metterlo in pratica. Le nostre abitazioni e i nostri uffici sono pieni di oggetti che sono connessi a Internet. In pochi anni, connettere una stampante a Internet è diventato facile per tutti.

Ma gli spazi fisici possono essere ugualmente connessi a Internet?

Spazi per le riunioni smart

I concetti di smart office e di IoT sono collegati tra loro. Poiché i nostri uffici sono dotati di strumenti tecnologici connessi, possiamo creare postazioni di lavoro più confortevoli e produttivi.

L’ufficio di un’organizzazione è di solito la spesa più importante, dopo le risorse umane. E per massimizzare l’investimento, le aziende fanno di tutto. Principalmente considerano due cose:

  1. Gli spazi occupati: il numero di scrivanie e di spazi per riunioni sono sufficienti con le esigenze dei collaboratori?
  2. La produttività: gli spazi sono dotati di strumenti tecnologici idonei ad aiutare le attività di tutti i giorni?

Gli spazi per le riunioni meritano una riflessione attenta. Occupano grandi spazi, devono essere dotate di strumenti onerosi e spesso sono locate dove i collaboratori si ritrovano per collaborare o risolvere situazioni complesse. Spesso sono luoghi dove si prendono grandi decisioni. Per questo, diventa cruciale creare spazi che possano facilitare questi processi.

Di seguito 4 modi per usare le tecnologie smart e innovative per creare spazi per le riunioni ancora più efficienti.

Soluzioni di prenotazione all-in-one

Un’attività che crea frustrazione tra i collaboratori è la prenotazione delle stesse sale riunioni.

Tec Italia offre una piattaforma con cui poter pianificare o prenotare una sala riunione. Così facendo aiuta le organizzazioni a massimizzare i loro spazi per le riunioni semplificandone sia la prenotazione sia la gestione. E’ possibile utilizzare anche opzioni di prenotazione delle singole scrivanie, in modo da lasciare libere le postazioni se non necessarie e rendere il lavoro più flessibile.

La piattaforma digitale permette di utilizzare un piccolo pannello che può anche essere posizionato fuori delle sale riunioni. Su questo pannello possono essere visualizzate diverse informazioni, che comunicano agli utenti cosa sta succedendo dentro la sala e quando finirà. E’ possibile visualizzare anche se la sala riunioni è già prenotata o se è libera. Gli utenti possono quindi entrare o uscire da una riunione con un badge, ottimizzando ancora di più l’esperienza dei collaboratori. Quando l’ultimo utilizzatore esce dalla stanza, il display informa che la sala è libera. In questo modo è possibile che più utilizzatori prendano possesso della sala.

Illuminazione e riscaldamento smart

Le luci e la temperatura ha un effetto enorme sull’umore e sull’operatività. Per questo è importante che entrambi gli elementi siano adeguati se vuoi che lo staff raggiunga performance elevate.

I sistemi di illuminazione smart sono capaci di regolare il livello di luce anche più volte durante la giornata. Possono anche percepire se le stanze sono vuote e quindi procedono allo spegnimento in automatico. Allo stesso modo i sistemi di riscaldamento smart sono molto più reattivi rispetto ai termostati tradizionali o a sistemi equivalenti gestiti centralmente.

Entrambi i sistemi riescono a gestire molte più informazioni, aiutando la direzione a tagliare i costi o a essere più sostenibile.

I sensori degli spazi occupati

Posizionare dei sensori sulle scrivanie o nelle sale riunioni sono un ottimo modo per misurare e gestire meglio l’ufficio. Sono piccoli, discreti e possono essere applicati su ogni superficie.

Una volta posizionati, possono registrare informazioni su quanti e quali spazi dell’ufficio sono utilizzati. Mostrano anche le aree problematiche, come quegli spazi che sono stati prenotati per una riunione e che poi non sono stati utilizzati. Oppure i momenti di picco durante la settimana in cui le sale riunioni non erano mai libere.

Lavagne interattive e servizi di videoconferenza

Anche se le riunioni di persona risultano le più efficienti per creare collaborazione e risolvere problematiche, molte riunioni vengono effettuate per telefono.

Per facilitare il lavoro da remoto e per assicurare che le riunioni siano efficienti, sia che i partecipanti siano o meno presenti nella stanza, è necessario utilizzare un buon sistema di videoconferenza.

Le lavagne interattive sono un altro strumento per aiutare da remoto la collaborazione tra i vari utenti. Non solo i collaboratori possono illustrare le proprie idee come su una lavagna tradizionale, ma è possibile anche condividere automaticamente alla fine della riunione i documenti e le annotazioni con gli stessi partecipanti.

Quali sono i benefici di spazi smart per le riunioni?

Gli spazi più efficienti per le riunioni offrono molti vantaggi, tra cui:

  • un’esperienza semplificata sia per i partecipanti che per i partner esterni (in particolare gli stessi clienti), che contribuisce al successo generale della riunione
  • la condivisione di maggiori informazioni che il senior management può usare per prendere meglio le decisioni su come pianificare il futuro.