GDPR: Il modello Tec Italia per garantire la sicurezza dei dati negli uffici digitali

Per aiutare le aziende a rispondere ai requisiti normativi, Tec Italia ha sviluppato un modello operativo suddiviso in QUATTRO FASI: Controllo, Conservazione, Distruzione e Supporto. Il modello tiene conto dell’impatto che nuovi trend tecnologici, come ad esempio la Mobility, il Cloud e la Digital Transformation, stanno avendo sulla gestione dei dati e, di conseguenza, sulla protezione e la sicurezza degli stessi.

1) CONTROLLO

Il primo elemento da considerare in un’ottica GDPR sono i dispositivi per l’acquisizione e la gestione dei dati. I sistemi multifunzione, ad esempio, possono costituire una “porta d’ingresso” per accedere alle informazioni aziendali da parte di persone non autorizzate.

Tec Italia mette a disposizione

una serie di strumenti per controllare e proteggere i dati, che consentono l’autenticazione degli utenti e la gestione sicura delle informazioni, come previsto dal GDPR:

• controllo delle copie non autorizzate, tramite l’inserimento sullo sfondo dei documenti di speciali pattern non rilevabili ad occhio nudo.
• stampa riservata, tramite inserimento password: quando si utilizza la funzione stampa riservata di Ricoh, viene fornita una password all’utente che ha effettuato la stampa.
• protezione avanzata per la scansione grazie a diversi livelli di crittografia integrati nei dispositivi Ricoh
• controlli di autenticazione integrata tramite accesso Single Sign-On: su tutti i dispositivi Ricoh può essere installato un sistema di autenticazione rapida, che utilizza un software basato su un lettore di schede magnetiche e consente agli utenti di proteggere facilmente i documenti, che vengono stampati solo dopo l’autenticazione
• protezione dei dispositivi da attacchi malware, grazie al sistema operativo proprietario Ricoh

3) DISTRUZIONE

La rimozione sicura dei dati è un elemento fondamentale per qualsiasi sistema di sicurezza informatica e un aspetto fondamentale dal punto di vista del GDPR. Per di più la responsabilità dell’azienda nei confronti dei dati non termina quando questi non vengono più utilizzati o vengono dismesse le tecnologie in cui sono archiviati. La nuova normativa impone pertanto che la gestione dei dati sia un processo completo per eliminare in maniera permanente qualsiasi rischio di furto o utilizzo scorretto.

Le soluzioni Tec Italia comprendono:

• Sistema di protezione con sovrascrittura dati (Data Overwrite Security Solution – DOSS) che assicura che le immagini latenti dei dati archiviati negli hard disk dei multifunzione vengano sovrascritte prima che venga avviato il processo successivo
• Servizio di cancellazione dei dati per i dispositivi alla fine del ciclo di vita o da dismettere (Data Cleansing Service)
• lo smaltimento e sostituzione del disco fisso e dei supporti di archiviazione rimovibili al termine del contratto di noleggio