Se la tua agenda è piena di riunioni, saprai già che perdiamo circa 9 minuti all’inizio di ogni conference call.

Poi spendiamo altri 6 minuti occupandoci di inefficienze tecniche durante le stesse riunioni. Per esempio, una persona che è collegata da remoto, potrebbe essere affrontare problematiche di suono o video. Oppure chi presenta potrebbe avere delle difficoltà nella proiezione di alcune slide.

Vorresti recuperare 15 minuti durante ogni riunione? Parliamone…

Ecco perché i tuoi strumenti di collaborazione non aiutano la produttività (e ti fanno perdere tempo)

Quando i tuoi collaboratori partecipano alle riunioni, per fare brainstorming possono utilizzare degli strumenti come le tradizionali lavagne o le lavagne a fogli mobili. Tuttavia questi strumenti che dovrebbero rendere più facile la collaborazione, in realtà frenano la produttività.

Ecco come recuperare 15 minuti del tuo tempo prezioso …

  1. Non puoi prendere e portare via quanto scritto sulla lavagna a fogli mobili o sulla lavagna tradizionale né puoi condividerlo facilmente con gli altri. I partecipanti devono fare foto delle annotazioni se ne hanno bisogno per dopo. Ma se il testo sulla lavagna a fogli mobili non è chiaro, non sarà possibile fare delle foto chiare e leggibili.
  2. Inoltre, le persone che partecipano alla riunione da remoto in teleconferenza non riescono a vedere cosa sta succedendo alla lavagna. Tutto ciò ha un impatto negativo sulla loro capacità di collaborare o di condividere idee. In più, devono affidarsi a un collega che partecipa di persona, che possa inviargli le annotazioni. Se la calligrafia è illeggibile, i partecipanti non dichiareranno che non riescono a leggere (soprattutto se è il loro capo a scrivere).
  3. E se qualcuno vuole condividere qualcosa dal proprio pc portatile, dovranno collegare un proiettore. O peggio, i partecipanti dovranno riunirsi intorno al pc portatile per vedere le informazioni. Ancora una volta i partecipanti da remoto saranno esclusi da questa attività.

 

Cos’è una lavagna interattiva e come può rendere più facile la collaborazione?

Sostituire i tuoi strumenti con una lavagna interattiva può migliorare la collaborazione e la produttività tra le persone, permette di recuperare 15 minuti per ogni riunione e quindi può aumentare il fatturato della tua organizzazione.

Una lavagna interattiva è dotata di un ampio schermo elettronico con cui i partecipanti si sentono coinvolti come quando usano un pc portatile o un dispositivo mobile. Possono navigare in internet, condividere documenti e utilizzare i software direttamente dalla lavagna interattiva.

Durante le riunioni, è possibile scrivere sullo schermo ed evidenziare le annotazioni utilizzando una penna speciale.

Con una lavagna interattiva puoi recuperare 15 minuti del tuo tempo perché puoi:

  • liberarti dei telefoni ingombranti al centro del tavolo riunione. Le lavagne interattive hanno integrato un sistema di comunicazione che si connette a Skype. Ciò permette ai partecipanti esterni di vedere cosa succede in tempo reale: da chi è nella stanza a cosa viene scritto sullo schermo
  • connettere il tuo pc portatile o il tuo smartphone direttamente alla lavagna interattiva e presentare da lì. Non bisogna più riunirsi intorno a uno schermo piccolo o connettere il pc portatile a un proiettore.
  • usare la lavagna interattiva come un computer e presentare direttamente dalla lavagna. Per esempio, puoi condividere i progetti realizzati con Autocad, qualsiasi documento Office e molto altro. I partecipanti possono fare annotazioni e commenti direttamente sullo schermo, salvarli e anche stamparli
  • configurare la tua lavagna interattiva per acquisire automaticamente le informazioni e condividerle. I partecipanti non hanno più bisogno di scattare foto perché la lavagna interattiva invierà automaticamente i pdf delle annotazioni dopo la riunione. In questo modo i partecipanti possono dedicarsi a collaborare insieme e non più a segnare i commenti.
  • apparire più professionali ai visitatori e ai partecipanti che visitano il tuo ufficio. Con il software idoneo, partecipare alle riunioni da remoto è facilissimo.

Nel prossimo futuro, le lavagne interattive registreranno automaticamente le riunioni e le trascriveranno anche. Saranno dotate anche di altoparlanti che in automatico annulleranno i rumori di sottofondo e di videocamere che mostreranno la sala intera.

Con le lavagne interattive potrai non solo recuperare 15 minuti per ogni riunione, ma potrai anche ridurre il tempo di preparazione perché non ci si deve preoccupare di condividere i documenti dal pc portatile o dal dispositivo mobile.

Infine puoi risparmiare tempo dopo le riunioni distribuendo automaticamente i documenti con le annotazioni ai partecipanti, appena la riunione finisce.

Rispondi a queste 5 domande per convincere ad adottare una lavagna interattiva.

Anche se una lavagna interattiva offre molti benefici, dovrai interrogarti sull’argomento se decidi di prenderne una. Trovi qui di seguito le domande da porre ai decisori dell’acquisto.

1. Le lavagne interattive sono anche per le scuole? Perché dovremmo usarne una?

Molte persone associano le lavagne interattive alle aule oppure all’e-learning. Comunque, si prevede che l’uso aziendale di queste lavagne interattive registrerà un incremento importante: il 6,1% su base annua fino al 2025. Molte aziende hanno cominciato a utilizzare le tecnologie digitali come le lavagne interattive per modernizzare i luoghi di lavoro e trasformare la loro cultura. Molte organizzazioni stanno uscendo dal loro isolamento verso spazi più aperti e flessibili che permettano una maggiore collaborazione.

Le lavagne interattive supportano i luoghi di lavoro moderni e digitali. Permettono ai collaboratori di lavorare a distanza, ma senza compromettere la collaborazione. Per esempio i collaboratori dell’R&D possono sviluppare nuovi prodotti con i loro partner che sono dislocati nel mondo. I progettisti possono ridurre le revisioni, modificando i progetti direttamente sullo schermo. Gli operativi possono vedere tutto ciò che sta succedendo nella sala riunioni, anche se collegati da remoto. Le possibilità sono infinite.

2. Le persone non tecniche possono usare questa tecnologia senza problemi?

Un altro motivo per cui alcune organizzazioni installano una lavagna interattiva è perché la tecnologia è diventata più facile da usare. Nel passato, l’apprendimento delle lavagne interattive richiedeva dei tempi lunghi. Oggi invece, se qualcuno usa un pc portatile o un tablet, può anche utilizzare una lavagna interattiva senza problemi.

Anche se le lavagne interattive sono estremamente intuitive, è possibile intraprendere nuove strategie per incentivarne l’adozione da parte dei collaboratori. Una sessione di apprendimento lunch&learn è un ottimo modo per istruire i collaboratori nel nuovo sistema. Puoi anche configurare una lavagna interattiva e lasciare che venga usata dai collaboratori per gioco, prima di trovarsi ad affrontare problematiche in una riunione. Comunque sarebbe buona norma che i collaboratori prendano confidenza con la tecnologia prima di utilizzarla davanti a un gruppo di ascoltatori.

3. Quanto è facile prendere confidenza con una lavagna interattiva? Quanto tempo è necessario per capire come utilizzarla?

In generale, per installarne una servono solo poche ore. I tecnici dell’IT hanno bisogno di collegare un indirizzo IP in modo da dare accesso a tutto il network. Hanno anche bisogno di attivare degli accorgimento per tutelare la sicurezza della connessione e dei dati condivisi.

Il processo di installazione può essere facilitato scegliendo un provider che offra un supporto tecnico in tempo reale. Scegli un partner che offra un’ampia gamma di opzioni di assistenza on demand: da quella video alla chat. Potrebbe offrire un supporto tecnico direttamente dalla lavagna interattiva. In questo caso, non sarebbe necessario essere presenti in ufficio o aprire un altro dispositivo nel caso in cui avessi una domanda da sottoporre.

4. Le lavagne interattive sono sicure?

Una lavagna interattiva è più sicura rispetto a una lavagna tradizionale o alle lavagne a fogli mobili.

Le informazioni sensibili scritte sulla lavagna a fogli mobili o su una lavagna tradizionale e lasciate nella sala riunioni, possono essere viste da chiunque. Invece con una lavagna interattiva è necessario eseguire l’accesso. Dal momento in cui una lavagna interattiva è connessa al tuo network, i tecnici dell’IT possono effettuare i dovuti controlli sulla sicurezza. La stessa lavagna interattiva è dotata di funzioni per la sicurezza. Scegli una lavagna interattiva con cui poter:

  • ridurre i rischi di virus e malware quando gli utenti installano nuovi software
  • controllare chi configura i settaggi ed effettua cambiamenti al software
  • proteggere con password i documenti che vengono condivisi all’interno o all’esterno del tuo network
  • ridurre l’accesso agli utenti del tuo network

5. Come possiamo preparare le sale riunioni per accogliere questa tecnologia e recuperare 15 minuti del tuo tempo?

Le lavagne interattive incoraggiano gli spazi di lavoro digitali e collaborativi. Questo significa che non c’è bisogno di un tavolo conferenza enorme al centro della stanza. Al contrario i partecipanti possono riunirsi intorno alla lavagna interattiva per condividere le idee.

Siccome con le lavagne interattive è possibile effettuare video conference, ci sono alcune cose da verificare per rendere lo spazio idoneo a livello di luci e di acustica. Comunque, non c’è bisogno che il tuo team IT segua questa attività perché sarà il provider che potrà far fare un sopralluogo dal proprio ingegnere per organizzare tutto.