E’ risaputo che le amministrazioni usano ancora molto i documenti cartacei. Purtroppo, i costi che derivano da questo tipo di processo meritano un’ulteriore riflessione. E’ importante che le amministrazioni locali capiscano che i documenti cartacei sono estremamente inefficienti e in più producono costi, spesso nascosti.

Quanto costa l’archivio cartaceo?

Con i documenti cartacei si registrano due tipologie di costi: di stampa e di archiviazione. I costi di stampa includono le risme di carta, le stampanti e l’inchiostro. I costi di archiviazione fanno riferimento principalmente agli spazi dedicati all’archivio.

Al di là delle problematiche più comuni relative ai documenti cartacei, le amministrazioni spesso dimenticano queste insidie e non sanno come calcolare quanto costa l’archivio cartaceo per davvero.

  1. Risorse IT. Installare i driver di stampa richiede tempo e può essere un’attività frustrante per le divisioni IT poiché stampanti diverse richiedono driver diversi. E in più questi driver possono variare anche in funzione dei diversi sistemi operativi. Senza considerare che gli spazi occupati da queste stampanti potrebbero essere destinati ad altri usi come scrivanie o pc aggiuntivi per i collaboratori.
  2. Manutenzione dell’archivio. I documenti cartacei hanno bisogno di essere mantenuti a una determinata temperatura per evitare danneggiamenti nel tempo. Ci potrebbero essere altri problemi come per esempio l’umidità. Se l’umidità aumenta creando muffa, i documenti devono essere puliti professionalmente. E questa manutenzione può essere onerosa.
  3. Assicurazione dei documenti. Alcuni documenti devono essere assicurati in conformità alle disposizioni legislative. Quest’attività spesso è così costosa che le amministrazioni finiscono per assicurare da soli i propri documenti
  4. Trasporto. Se lo spazio di archiviazione è fuori sede, bisogna considerare il costo della benzina necessario per il trasporto.
  5. Tempo di ricerca e recupero. Senza un sistema intuitivo di gestione dei documenti, la ricerca e il recupero dei documenti può richiedere molte ore di lavoro e costare migliaia di euro all’anno.
  6. Cause legali dovute a reclami. Di conseguenza vanno considerati i costi di possibili reclami dovuti a documenti danneggiati o documenti non recuperabili. Le violazioni possono dare l’avvio a eventuali cause legali.
  7. Costi di recupero. In caso di disastro, le autorità potrebbero richiedere alle amministrazioni di fare ogni sforzo per recuperare i documenti. A volte i metodi di recupero sono molto onerosi.
  8. Morale a terra. I collaboratori spesso accusano il morale a terra a causa di attività noiose – meno felici sono i collaboratori, meno sono produttivi.

Grazie alla digitalizzazione, le soluzioni di Tec Italia sulla gestione documentale aiutano le amministrazioni locali a evitare costi non necessari.

Con Tec Italia puoi:

  • archiviare i documenti in depositi che hanno una sicura chiusura elettronica, perché vengono usati dei raccoglitori intuitivi. Questo comporta una ricerca e un recupero dei documenti più veloce, impiegando secondi anziché ore.
  • eliminare le stanze di archivio; in questo modo le amministrazioni eliminano un costo importante. Poiché i documenti possono essere archiviati digitalmente, non c’è più necessità di acquistare carta o stampanti
  • disporre di soluzioni estremamente sicure. Le informazioni e i dati possono essere archiviati su cloud; in questo modo non è più alcun bisogno di assicurare alcun documento.
  • usufruire di soluzioni che si integrano perfettamente con i precedenti software o hardware già installati. Si elimina così la necessita di acquistarne di nuovi. Infatti, aggiorniamo costantemente la tecnologia in modo da renderla affidabile per ogni organizzazione o amministrazione.

Tec Italia può supportare qualsiasi amministrazione a eliminare la maggior parte delle preoccupazioni, reclami inclusi. La nostra priorità è assicurare che i documenti vengano gestiti in sicurezza.

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