Archiviazione documentale 2018-02-16T20:15:53+00:00

Archiviazione documentale

Le soluzioni di archiviazione documentale e conservazione sostitutiva offrono parecchie occasioni per migliorare l’efficienza e la produttività delle aziende, ad esempio:

RISPARMIO

Con l’adozione di soluzioni documentali si può raggiungere un risparmio fino all’80% sui costi derivanti dal processo di archiviazione e di gestione. Proviamo a pensare al tempo impiegato per attuare un’archiviazione fisica accurata e il tempo richiesto per risalire ad un documento, senza tralasciare il fatto che molti tipi di ricerche non sono attuabili in tempi utili su un archivio cartaceo (ad es. tutti i documenti che contengono una parola o frase)

OTTIMIZZAZIONE DEGLI SPAZI

Un archivio digitale occupa molto meno spazio di uno fisico, rendendo gli spazi risparmiati disponibili per altre attività

SICUREZZA E CERTIFICAZIONE DEI DATI

Con le moderne soluzioni i documenti archiviati hanno valore legale e quindi consentono la completa eliminazione della carta. Inoltre un documento in digitale non si deteriora ed è anche più sicuro essendo soggetto a backup (spesso su sedi diverse), assicurando la sicurezza fisica e logica dei dati.

FLESSIBILITA E COSTI DI AVVIO

Questo tipo di archiviazione è estremamente modulare, permette quindi di essere applicata per gradi, distribuendo i costi nel tempo. Allo stesso modo può essere adattato senza costi eccessivi quando i volumi dell’archivio saturano lo spazio predisposto.

Per i nostri clienti proponiamo diversi livelli di soluzione in base all’esigenza:

Entry level

Ricoh GlobalScan NX Server o Serverless

Rappresenta il livello di implementazione più basso, la sua versione serverless non necessita di hardware aggiuntivo oltre al multifunzione, consente però solo di depositare i file in cartelle che possono essere preimpostate o create in base alla compilazione (sul pannello del multifunzione) di campi. La versione Server è un po’ più evoluta, oltre a svolgere le stesse funzioni della precedente offre la possibilità di rendere una scansione “ricercabile” quindi applica un testo sopra l’immagine dell’originale rendendo possibile copia e ricerca in ambito digitale. Include l’archiviazione massiva tramite lettura di barcode sul documento. Inoltre permette di gestire più mfp in modo centralizzato; occorre installare un applicativo lato server che permette di personalizzare le funzioni per ogni pannello dei multifunzione

Medium level

Nuance eCopy Sharescan

Sharescan include ovviamente tutte le funzioni dei suoi “colleghi” entry level ed aggiunge moltissime funzionalità ad esempio:

  • Integrazione con piattaforme come HP WorkSite, EMC Documentum o SharePoint

  • Conversione delle scansioni in formato Word o Excel

  • Integrazione con database MSSQL e Oracle, quindi con molti gestionali di contabilità

  • Possibilità di fare OCR zonale*

  • Inviare scansioni via email tramite Exchange Email/Exchange Online (365), Lotus Notes ed SMTP

Recapitare le scansioni su server remoti tramite WebDAV, FTP, Secure FTP

High level

AdiJed

AdiJed è un software sviluppato da un’azienda Italiana e selezionato da Ricoh come soluzione più avanzata per l’archiviazione. Consente di effettuare un’archiviazione sostitutiva a norma di legge consentendo di eliminare la carta. Offre un’estrema precisione in tutte le funzioni di trattamento del file che abbiamo elencato sopra con delle applicazioni molto avanzate di OCR Zonale. L’interfaccia di utilizzo molto semplice ed intuitiva si può consultare con l’utilizzo del solo browser internet.

 

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